ホワイトペーパー
長い説明の途中に、理解の足場を置く
ホワイトペーパーでは、課題の背景、調査結果、解決策、導入の考え方などを順番に説明します。内容を厚くするほど、読者は一つ前の話を忘れやすくなります。図解は、そこで話の位置を確認するための足場になります。
文章を減らすために図解を入れるのではなく、何を理解した状態で次へ進んでほしいのかを考えます。課題提起の後なら原因と影響、調査結果の後なら違いと傾向、解決策の後なら仕組みや手順を見せると、読み進めやすくなります。
ホワイトペーパーで使いやすい図解
課題提起課題・原因・影響課題提起のあと、なぜ起きてどこに響くのかを分けて読む足場にします。
調査結果結果の比較調査データの横に置き、数字から何が読めるのかを本文と一緒に示します。
構造図業務領域の整理複数部門が絡むテーマで、いまどこの話かを見失わせないようにします。
仕組みシステム構成図仕組みの説明に入る前に、利用者・基盤・外部連携の関係を渡します。
読者が止まりやすい場所を先に考える
ホワイトペーパーでは、読み手が止まりやすい場所があります。前提が分からない、数字の意味が分からない、解決策の全体像が見えない、自社に当てはめた姿が想像できない。こうした場所に図解を置くと、本文の読みやすさが変わります。
逆に、すでに短く説明できている箇所まで図解にすると、読み手の集中が散ります。図解を入れる場所は、情報量の多い場所ではなく、理解の切り替わりが起きる場所を基準にすると選びやすくなります。
本文と図解で同じ言葉を使う
本文では「情報の分散」と書いているのに、図解では「管理課題」と書くと、読み手は別の話として受け取ることがあります。ホワイトペーパーでは、章見出し、本文、図解内のラベルをできるだけ同じ言葉でそろえると、読み進める負担が減ります。